سیستم کنفرانس مناسب جلسات تصمیم‌گیری

جلسات تخصصی مانند شوراهای شهر و دادگاه‌ها از فناوری و سیستم کنفرانس استفاده می‌کنند تا سرعت کار را بالا برده، کاغذ را از بین ببرند و بار کار را برای کارمندان کاهش دهند.

سیستم‌های صوتی اتاق کنفرانس نه تنها با بهبود کیفیت صدا در اتاق می‌توانند مدیریت جلسه را بهتر و راحت‌تر کنند بلکه می‌توانند قابلیت‌های ویژه‌ دیگری را نیز برای مدیریت بهتر جلسه ارائه کنند.

بخوانید: همه چیز درباره تجهیزات سالن کنفرانس

سیستم کنفرانسی که نیاز جلسات شورا را برطرف می‌کند

ممکن است شما با سیستم‌های صوتی عمومی که در هر اتاق یا دادگاه محلی دولت وجود دارد، آشنا باشید. اما موضوعی که ممکن است کمتر برای شما آشنا باشد، وجود سیستم های کنفرانسی است که علاوه بر کار رایجی که همه دستگاه‌های دیگر انجام می‌دهند برای پشتیبانی از فرایندهای بحث، تصمیم گیری، مستندسازی جلسات و توزیع اطلاعات که پایه های جلسات رسمی است طراحی شده‌اند.

سیستم صوتی کنفرانس

این سیستم های کنفرانس میکروفون و بلندگو را در یک کنسول ترکیب می کنند و ویژگی های مدیریت جلسه مانند رای گیری و شناسایی شرکت کنندگان را نیز به هسته اصلی دستگاه مدیریت جلسه اضافه می‌کنند.

بحث و گفت و گو و رای گیری اصلی‌ترین کاری است که در یک جلسه اتفاق می‌افتد. اعضای شورا می توانند میکروفن های خود را کنترل کنند و رئیس یا دستیار جلسه نیز می‌تواند تمامی کنسول‌ها را کنترل کند. برخی از سیستم های کنفرانس حتی ویژگی های پیشرفته ای مانند تایمر سخنرانی نیز ارائه می‌دهند.

مدیریت سالن جلسه

بسیاری از جلسات مخصوصا در شورای شهر و مجلس، علاوه بر سخنرانان جلسه که مستقیما از سیستم کنفرانس استفاده می‌کنند شرکت کنندگان دیگری نیز در سالن حضور دارند و به سخنرانی‌ها گوش می‌کنند و حتی گاهی اوقات تعداد سخنران‌ها (مانند مجلس) به حدی زیاد است که یک سیستم صوت ساده نمی تواند پاسخگوی نیازهای جلسه باشد. بنابراین در چنین حالتی باید از سیستم صوت جانبی شامل تعدادی بلندگو و آمپلی فایر و همچنین نمایشگرهای حرفه‌ای که می‌تواند شامل نمایشگر ویدئو وال و SMD باشد.

رای گیری و گزارش گیری

وقتی زمان تصمیم گیری فرا برسد، سیستم کنفرانس به هر یک از شرکت کنندگان اجازه می دهد تا رای خود را به صورت الکترونیکی توسط کنسول شرکت کننده ثبت کنند و رئیس می تواند نتایج را بر روی صفحه نمایش ببیند.

برخی از سیستم‌ها حتی از رای گیری پارلمان پشتیبانی می‌کنند و آمار و ارقام ویژه‌ای را ارائه می‌دهند.

از آنجایی که شوراهای شهر و سازمان‌های مشابه ملزم به مستند سازی جلسات خود هستند، یک سیستم کنفرانس می تواند گزارش هایی مانند افرادی که صحبت می کنند، فایل ضبط شده مکالمات، چه کسانی رای داده اند و چه زمان این جلسه آغاز و پایان یافته است تولید کند. در صورت تمایل گزارش ها برای دسترسی عمومی نیز ارسال می شود.

برای کاهش نیاز به توزیع اسناد کاغذی به اعضای شورا، سیستم کنفرانس می تواند به یک کامپیوتر شخصی در هر صندلی وصل شود تا دسترسی به اسناد مربوطه را تسهیل کند. اطلاعات جلسه مانند لیست بلندگوها یا نتایج رای گیری نیز می توانند در مانیتورهای ویدئویی نمایش داده شوند تا مخاطب بتواند از این وضعیت خودداری کند.

سیستم کنفرانس بیسیم

وقتی اتاق‌های شورا اتاق‌هایی با اهمیت تاریخی یا معماری را اشغال می کنند که نصب کابل را غیر عملی می کند، سیستم های کنفرانس بی سیم راحتی بیشتری را ارائه می دهند. با وجود بسیاری از ویژگی های مشابه سیستم های سیمی، از یک سیستم کنفرانس بی سیم نیز می توان در اتاق های کمیته و یا حتی در جلسات شهری خارج از سایت استفاده کرد.

برای کسب اطلاعات بیشتر راجع به سیستم‌های کنفرانس بیسیم این مقاله را بخوانید: تجهیزات سالن کنفرانس بیسیم

خلاصه

سیستم های کنفرانس شوراهای شهر و سازمان‌های دیگر را قادر می سازند تا بیشتر در فعالیت‌های اصلی مانند تصمیم گیری و برنامه ریزی متمرکز شوند و کارهای دیگر مانند رای گیری، فیلمبرداری، کنترل حضور و غیاب، مدیریت بلندگوها و میکروفن‌ها همگی به صورت اتوماتیک و نیمه اتوماتیک و با تجهیزات حرفه‌ای انجام شود.