چگونه با سیستم کنفرانس، جلسه را مدیریت کنیم؟

امروزه در عمده اداره ها و شرکت ها اتاق و یا سالنی مجزا تحت عنوان اتاق کنفرانس یا اتاق جلسه موجود می باشد که الزامات فنی و تجهیزات صوتی و تصویری متنوع و کاربردی ای را در خود جای داده است و محل تشکیل جلسه ها و یا کنفرانس های مهم شرکت یا اداره نیز می باشد. در این مقاله به شما همراهان گرامی توضیح خواهیم داد که چگونه با سیستم کنفرانس جلسه را مدیریت کنیم.

اتاق کنفرانس یا اتاق جلسه

مکانی که در ساختمان اداری که در آن برای آگاهی رسانی و برای ارائه مطالب و منافع مشترک و غیر مشترک افراد تجمع می یابند را سالن یا اتاق کنفرانس می نامند.

سیستم کنفرانس چیست

به مجموعه ای از تجهیزات و لوازمات فنی از جمله میکروفون سیستم کنفرانس, منبع تغذیه و بلندگو یا باند و… را سیستم کنفرانس می گویند. سیستم کنفرانس صوتی به تنهایی خود یک نوع سیستم انتقال صوت می باشد که چندین میکروفون و بلندگو را به همدیگر متصل می کند و امکان صحبت همزمان افراد حاضر در جلسه را فراهم می کند. این سیستم دارای تجهیزات و لزومات فنی از سیستم صوتی و تصویری نیز می باشد. یکی از مهم ترین کارآیی یک سیستم صوتی دریافت صدای شرکت کنندگان جلسه و ارسال آن با کیفیت و وضوح پخش بالای صدا نیز می باشد.

اجزای تشکیل دهنده سیستم کنفرانس جلسه

• تجهیزات و لوازمات فنی صوتی
• تجهیزات و لوازمات حرفه ای تصویری
• نورپردازی حرفه ای

تجهیزات سیستم کنفرانس جلسه

• میکروفون سیستم کنفرانس یا همان کنسول کنفرانس
• آمپلی فایر ها
• بلندگو های سقفی و دیواری و ستونی
• ضبط کننده صدا
• سیستم های ترجمه همزمان
• دوربین های آتوتراک
• منبع تغذیه
• کابل های ارتباطی

تجهیزات جانبی سیستم کنفرانس دیجیتال

• پنل رو میزی کنفرانس
• مانیتور لیفت

میکروفون سیستم کنفرانس جلسه

یکی از تجهیزات اصلی و مهم برای هر اتاق جلسه یا سالن کنفرانس میکروفون یا کنسول کنفرانس می باشد که بسته به مدل انتخابی کارآیی هرکدام از میکروفون ها نیز متفاوت می باشد. برخی از قابلیت های ویژه و کارآمد میکروفون های سیستم کنفرانس جلسه که نقش مهمی هم در سیستم کنفرانس دارند به شرح زیر می باشند:

• دارای چندین خروجی هدفون و امکان کنترل صدا
• دارای ویژگی سیستم آنتی نویز جهت سیگنال های موبایل
• دارای حافظه داخلی در میکروفون و قابلیت ضبط صدای پخش شده
• نصب آسان و سریع میروفون تنها با یک کابل
• دارای امکان اتصال به یک یا چند عدد دوربین به صورت همزمان
• دارای قابلیت اتصال به کامپیوتر جهت کنترل دوربین فیلم برداری آتوتراک
• دارای بلندگوهای مدل لب تابی
• امکان حضور و غیاب شرکت کنندگان در جلسه و افراد حاضر در شرکت
• دارای دکمه حق تقدم برای ریاست یا مدیرعامل جلسه کنفرانس به منظور کنترل بهتر جلسه

همانگونه که در مطالب بالا مشاهده می کنید میکروفون ها که فقط یکی از تجهیزات سیستم کنفرانس می باشد دارای قابلیت ها و ویژگی های منحصر به فردی می باشند که کمک شایانی به ریاست جلسه برای مدیریت بهتر و کیفیت بالاتر جلسه و کنفرانس می باشند.

منبع تغذیه سیستم کنفرانس چیست

منبع تغذیه در اکثر لوازم الکترونیکی وجود دارد و وظیفه تامین برق مدارات الکترونیکی را برعهده دارد. این امر در سیستم کنفرانس نیز صادق است. منبع تغذیه یکی دیگر از وظایف کنترل و برنامه ریزی سیستم، درسیستم کنفرانس می باشد و در بعضی از مدل ها وظیفه ضبط جلسات را نیز عهده دار می باشد. در واقع منبع تغذیه قلب و مغز یک سیستم کنفرانس صوتی می باشد.

انواع منبع تغذیه سیستم کنفرانس جلسه

منبع های تغذیه موجود در سیستم کنفرانس جلسه به دو مدل آنالوگ و دیجیتال تقسیم می شوند. و کارآیی منبع تغذیه آنالوگ، تغذیه میکروفون یا کنسول سیستم کنفرانس می باشد. در صورتی که منبع های تغذیه دیجیتال هم وظیفه تغذیه میکروفون سیستم کنفرانس را دارند و هم وظیفه پردازش نرم افزارها و اجرای آن را به عهده دارند.

منبع تغذیه با داشتن قابلیت های زیر باعث مدیریت بهتر جلسه و کنفرانس می شود.

• منبع های تغذیه باید به دو شیوه قابل برنامه ریزی باشند: به این صورت که اپراتور موجود در منبع تغذیه باید به دو صورت دستی و نرم افزاری از طریق کامپیوتر، منبع تغذیه را برنامه ریزی بکند.
• منبع های تغذیه باید نویز ناشی از سیگنال ها و مدارهای الکترونیکی را کاملا حذف و صدا را با وضوح و کیفیت بالایی از بلندگوها پخش بنمایند.
• منبع های تغذیه در سیستم کنفرانس باید زاویه چرخش دوربین و زوم دوربین های تصویر برداری به هر سمت را پشتیبانی کنند.

باند یا بلندگو سالن سیستم کنفرانس

انواع بلندگوها یا باندهای سیستم کنفرانس، بلندگوهای سقفی، ستونی یا دیواری و دکوراتیو می باشند. بهترین نوع باند یا اسپیکر از بین بلندگوها در سیستم کنفرانس باند دکوراتیو می باشد که دارای قابلیت با کیفیت پخش صدا و وضوح بالا می باشد.

سیستم تصویری کنفرانس دیجیتال

در اتاق جلسه یا سالن کنفرانس از سیستم کنفرانس تصویری به جهت بهبود جلسه و پخش فیلم ها و نشان دادن آرای اخذ شده و تصمیمات اخذ شده رییس جلسه و شرکت کنندگان در جلسه و کنفرانس استفاده می شود. سیستم تصویری سیستم کنفرانس جلسه شامل: دستگاه های ویدئو پروژکتور، میکسر های تصویر، دوربین جهت فیلم برداری، دوربین مدار بسته، مانیتور و… می باشد.

تجهیزات سیستم های ویدئو در سیستم کنفرانس

• میکروفون کنفرانس
• بلندگو یا باند
• دوربین های فیلم برداری و دوربین های مدار بسته
• نمایشگرها
• کدک

آمپلی فایر سیستم کنفرانس

آمپلی فایر یک نوع دستگاه تقویت کننده صدا می باشد، که وقتی می‌خواهید از طریق بلندگو صدایی را پخش کنید باید بلندگوها به دستگاهی متصل شود تا صدا از طریق آن تقویت شده و صدایی با کیفیت بالا، بدون نویز و بدون قطع و وصل شدن از طریق بلندگوها پخش شود. به این دستگاه آمپلی فایر می گویند. از ویژگی‌های آمپلی فایر‌ها می‌توان به خطی بودن، قدرت خروجی، افزایش سیگنال و کارایی آن‌ها اشاره کرد.

سخن پایانی

در این مقاله به تعاریف اتاق جلسه یا اتاق کنفرانس، تعریف سیستم کنفرانس، انواع سیستم کنفرانس، تجهیزات و اجزای به کار رفته در سیستم کنفرانس جلسه و انواع بلندگوها، تعریف و انواع سیستم صوتی و تصویری موجود در سیستم کنفرانس و آمپلی فایر و تجهیزات جانبی سیستم های کنفرانس و… پرداختیم تا شما همراهان با انواع تعاریف سیستم های کنفرانس آشنا بشوید.

سوالات متدوال چگونه با سیستم کنفرانس جلسه را مدیریت کنیم

1. اتاق کنفرانس چیست؟
   مکانی که در ساختمان اداری که در آن برای آگاهی رسانی و برای ارائه مطالب و منافع مشترک و غیر مشترک افراد تجمع می یابند را سالن یا اتاق کنفرانس می نامند.
2. سیستم کنفرانس چیست؟
   به مجموعه ای از تجهیزات و لوازمات فنی از جمله میکروفون سیستم کنفرانس, منبع تغذیه و بلندگو یا باند و… را سیستم کنفرانس می گویند.
3. بهترین نوع بلندگو در سیستم کنفرانس جلسه چیست؟
   بهترین نوع باند یا اسپیکر از بین بلندگوها در سیستم کنفرانس باند دکوراتیو می باشد که دارای قابلیت با کیفیت پخش صدا و وضوح بالا می باشد.