نرم افزار ویدئو کنفرانس و راهکارهای برگزاری جلسه آنلاین

برگزاری جلسه آنلاین، یکی از راهکارهای برقراری ارتباط با افراد از راه دور می باشد. با استفاده از امکانات مختلفی برگزاری جلسات آنلاین فراهم شده، و شما به آسانی می توانید جلسه آنلاین خود را بسازید. شما می توانید با برگزاری جلسه آنلاین، شرکت کنندگان در جلسه را دعوت کنید و با استفاده از امکانات دراختیارتان، جلسات آنلاین خود را برگزار نمایید. در این مقاله به شرح و توضیحات مرتبط به نرم افزار ویدئو کنفرانس و راهکارهای برگزاری جلسه آنلاین می پردازیم.

راهکارهای برگزاری جلسات آنلاین

تقریباً هیچ مدیر، کارفرما یا تیم حرفه‌ای را پیدا نمی‌کنید که در این دو سال اخیر، جلساتشان را به صورت آنلاین برگزار نکرده باشند. اما ممکن است برخی اوقات جلسه آنطور که می خواهید پیش نرود. در هر صورت با طولانی شدن وضعیت دورکاری، باید راهی پیدا میشد که جلسان آنلاین، به بهترین شکل ممکن برگزار شوند. در ادامه لیستی از مزایا و معایب برگزاری جلسات آنلاین را باهم بررسی می‌کنیم.

مزایای برگزاری جلسات آنلاین

• کاهش هزینه ها از جمله هزینه حمل و نقل جا به جایی و یا اجاره یا رهن مکان و…
• ترک راحت جلسه به هنگام مواقع ضروری
• امکان شرکت در جلسه از هرجای دنیا
• صرفه جویی در زمان
• امکان ضبط بهتر آموخته های جلسه و…

معایب برگزاری جلسات آنلاین

• الزام داشتن تجهیزات خوب و مناسبی مانند وبکم و میکروفن
• سخت تر بودن برقراری ارتباط در جلسات آنلاین
• اختلال در اتصال به اینترنت
• میزان پایین امنیت جلسات آنلاین
• سخت تر شدن مدیریت جلسه و رعایت نوبت سخنرانی و…

ایده های برگزاری جلسات آنلاین

اگر جلسات آنلاین، بدون برنامه‌ریزی قبلی برگزار شوند، عاقبت خوبی را نخواهند داشت. به همین دلیل بهتر می باشد که راحت از برنامه ریزی رد نشوید. زیرا می خواهیم به صورت خلاصه، راهکارهای برگزاری جلسات آنلاین را به طور جامع و کاملی توضیح دهیم.

1. اول باید یک نرم‌افزار درست و حسابی انتخاب کنیم (در ادامه مقاله، به طور کامل این موضوع را بررسی می‌کنیم.) سپس بعضی از نرم‌افزارها را باید روی کامپیوتر یا گوشی خود نصب کنید، و بعضی‌های دیگر را هم باید با مرورگرتان باز کنید.
2. مهارت‌های گفت و گوی کردن را یاد بگیرید. زیرا فضای مجازی محدود است و شخصی که با او در حال صحبت هستید، فقط با «یک کلیک» می‌تواند تماس شما را قطع کند.
3. جلسه را از قبل برنامه ریزی کنید. موضوع جلسه، اعضای جلسه، زمان جلسه و … را حتماً مشخص کنید. اکثر نرم‌افزارها این قابلیت را دارند که می‌توانید تمام این موضوعات را در آن‌ها مشخص کنید.
4. قوانین جلسه را وضع کنید. به عنوان مثال، همه باید 5 دقیقه قبل از شروع جلسه وارد جلسه شوند. یا همه باید صدای میکروفون خود را ببندند تا نوبت حرف زدنشان برسد. حتی اگر کسی خواست حرفی بزند، اول از مدیر جلسه اجازه بگیرد.
5. در آخر هم، مطمئن شوید که همه به نوبت حرف زدن خود برسند. زیرا معمولاً یکی دو نفر هستند که از بیکاری، پشت سیستم خود خوابشان برده است.

نرم‌افزار ویدئو کنفرانس رایگان

همانگونه که در بالا مطالب هم گفتیم، انتخاب یک نرم‌افزار ویدئو کنفرانس مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین، به شدت مهم است. چرا که این قضیه کاملاً به میزان کیفیت جلسات شما ارتباط مستقیم دارد. ما بعد از کلی بررسی، یک لیست از بهترین های نرم‌افزار ویدئو کنفرانس جلسات آنلاین را برایتان آماده کرده ایم. که در ادامه با هم بررسی‌شان می‌کنیم.

نرم افزار ویدئو کنفرانس گوگل میت (Google Meet)

گوگل میت، یکی از سرویس‌های گوگل برای مشاغل ها می باشد که برای برگزاری جلسات آنلاین به شدت مناسب و کاربردی است. یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌هایش هم آن است که نیازی نیست نرم‌افزار آن را روی کامپیوتر نصب کنید، فقط کافی است به وب‌سایت meets.google.com بروید و به راحتی از آن استفاده کنید. گوگل میت به طور خودکار، نور تصویرتان را زیاد می‌کند، صداهای اضافه را هم از پس‌زمینه حذف می‌کند، زیرنویس دارد، قابلیت تنظیم grid دارد. علاوه بر این‌ها، شما می‌توانید کیفیت تصویر را افزایش یا کاهش دهید، صفحه کامپیوترتان را با بقیه به اشتراک بگذارید و جلسه را ضبط کنید.

نرم افزار ویدئو کنفرانس زوم (Zoom)

حتما اسم این نرم‌افزار را شنیده‌اید، چون از اولین روزهای کرونا و قرنطینه بسیار خوب عمل کرد. توجه داشته باشید که نرم‌افزار زوم، کاملاً رایگان نیست و نسخه رایگانش فقط شامل  قابلیت‌های زیر می باشد:

• می‌توانید تا 100 نفر را در جلسات کنار هم داشته باشید.
• فقط 40 دقیقه زمان دارید تا جلسه‌تان را جمع کنید.
• ولی برای تماس‌های 2 نفره، هیچ محدودیتی ندارید.

شما با حساب کاربری رایگانی که می‌سازید، کلی کار می‌توانید انجام دهید. مثلاً می‌توانید جلسه را ضبط کنید، انواع فایل را جا به جا کنید، به صورت آنلاین و همزمان چت کنید، و صفحه کامپیوترتان را هم به با بقیه به اشتراک بگذارید.

نرم افزار ویدئو کنفرانس اسکایپ (Skype)

این نرم‌افزار همیشه جزو اولین انتخاب‌های افراد است و به طور کلی بسیار کاربردی می باشد. برای استفاده از اسکایپ، باید نرم‌افزار آن را روی کامپیوتر یا موبایل‌ خود نصب کنید و به صورت کاملاً رایگان، جلسات خود را با حداکثر، 50 نفر برگزار کنید. شما در طول روز می‌توانید 10 تماس تلفنیِ چهار ساعته داشته باشید و برای برگزاری جلسات کافی است تا لینک جلسه را برای افراد شرکت کننده در جلسه بفرستید. اسکایپ قابلیت اشتراک گذاری صفحه و ارسال فایل را هم دارد که می‌توانید به راحتی از آن استفاده کنید.

نرم افزار ویدئو کنفرانس دیسکورد (Discord)

همینطور که می گذرد، تعداد افرادی که از دیسکورد استفاده می‌کنند بیشتر می‌شود. و خودشان در وب‌سایتشان نوشته‌اند که اینجا، فضایی برای دورهم جمع شدن است و همه فرصتی برای حرف زدن دارند. باید توجه کنید که ماهیت این نرم‌افزار کمی متفاوت‌تر از اسکایپ یا زوم است. برای مثال، در ابتدای کار شما یک کانال می‌سازید، نه یک جلسه آنلاین. اما می‌توانید تا 50 نفر را در آن کانال اضافه کنید و از امکاناتش که در زیر گفته شده استفاده کنید. که عبارتند از:

• تماس ویدیویی یا صوتی بگیرید.
• هر فایلی که می‌خواهید را به اشتراک بگذارید.
• صفحه کامپیوتر یا موبایل خود را با بقیه، به اشتراک بگذارید.

نرم افزار ویدئو کنفرانس مایکروسافت تیمز Microsoft Teams

یکی دیگر از نرم افزارهای برگزاری ویدئو کنفرانس و جلسات آنلاین مایکروسافت تیمز می باشد که این برنامه کاملا رایگان نیست اما نسخه رایگانش هم نیازهای شما را تا حدودی برطرف می کند که عبارتند از:

• جلسات خود را به صورت صوتی و تصویری می‌توانید برگزار کنید.
• حداکثر، 100 نفر را می‌توانید در هر جلسه شرکت دهید.
• هر جلسه، می‌تواند تا 1 ساعت طول بکشد.
• امکان وجود اشتراک‌گذاری صفحه، تغییر پس‌زمینه افراد در ویدئو کال و برنامه‌ریزی جلسه .
• می‌توانید به صورت همزمان روی فایل‌های آنلاین word،Excel ، PowerPoint کار کنید.

نرم افزار ویدئو کنفرانس وربای (Whereby)

این برنامه نیازی به نصب نداشته و برای استفاده از آن، باید به وب‌سایتشان بروید. سپس آن جا ثبت‌نام کنید و بعد از آن که نسخه رایگانش را انتخاب کردید، می‌توانید به سادگی جلسات آنلاین خود را برگزار کنید.

نرم افزار وربای، همانند دیگر نرم افزارها، از قابلیت‌‌های زیر برخوردار است. مانند:

• اشتراک گذاری صفحه
• اشتراک‌گذاری انواع فایل
• تماس صوتی، ویدیویی و چت آنلاین

نرم افزار های مجازی متداول گوشی همراه

برخی از اشخاص که احتیاجی به اشتراک‌گذاری تصویر و ضبط جلسه آنلاین ندارند، می‌توانند خیلی راحت‌ از سیستم های تماس ویدیویی اپلیکیشن‌های گوگل دو Google Duo، اینستاگرام، واتس‌اَپ و تلگرام هم استفاده کنند. نسخه دسکتاپ تمام این اپلیکیشن‌ها وجود دارد که می‌توانید روی کامپیوتر خود نصب کنید و به آسانی با آن‌ها، جلسات آنلاین خود را برگزار کنید. اما این اپلیکشن‌ها برای جلسات معمولی‌تر و خودمانی به کار می‌روند و خیلی از قابلیت‌های مفیدی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم را ندارند.

سخن پایانی

همواره در این مقاله سعی کردیم که مزایا و معایب برگزاری جلسات آنلاین را به خوبی برایتان توضیح داده باشیم و همچنین در ادامه ی مقاله به معرفی چندین نرم افزار ویدئو کنفرانس و شرایط استفاده و ویژگی های هر یک را برایتان شرح دادیم.

سوالات متداول نرم افزار ویدئو کنفرانس و راهکارهای برگزاری جلسه آنلاین

1. ویژگی های نرم افزار وربای چیست؟
   اشتراک‌گذاری انواع فایل، تماس صوتی، ویدیویی و چت آنلاین و اشتراک گذاری صفحه.
2. مزایای برگزاری جلسه آنلاین چیست؟
   کاهش هزینه ها از جمله هزینه حمل و نقل جا به جایی و یا اجاره یا رهن مکان و… – ترک راحت جلسه به هنگام مواقع ضروری – امکان شرکت در جلسه از هرجای دنیا – صرفه جویی در زمان و… .
3. در نرم افزار ویدئو کنفرانس زوم امکان شرکت چند نفر نیز می باشد؟
   در نرم افزار زوم امکان جمع شدن 100 نفر از شرکت کنندگان کنار هم در جلسه می باشد.